Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki tuli voimaan joulukuussa 1999. Lain mukaan viranomaisten on toiminnassaan noudatettava hyvää tiedonhallintatapaa, mikä edellyttää muun muassa sitä, että viranomaisten tietojärjestelmistä on saatavissa helposti julkiset tiedot. Tämä voi edellyttää tietojärjestelmien muuttamista. Lain mukaan tietojärjestelmien kuntoon saattamiseen sovelletaan kolmen vuoden siirtymäaikaa.

Esityksessä ehdotetaan mainitun lain siirtymäsäännöstä muutettavaksi siten, että viranomaisten tietojärjestelmät tulisi saattaa lain edellyttämään kuntoon viiden vuoden kuluessa lain yleisestä voimaantulopäivästä. Muutos on tarpeen kustannusten säästämiseksi sekä muutostöiden ohjauksen järjestämiseksi.

Laaja julkisuus- ja salassapitolainsäädännön kokonaisuudistus toteutettiin vuonna 1999 annetulla lailla viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja siihen liittyvillä laeilla. Uudistukseen kuuluvat säädökset tulivat voimaan 1 päivänä joulukuuta 1999.

Uudistuksen yhtenä tavoitteena on toteuttaa hyvää tiedonhallintatapaa. Hyvän tiedonhallinnan käsitteen avulla on pyritty liittämään yhteen viranomaisten tietoaineistoihin liittyvien erilaisten intressien huomioon ottamista koskevat velvoitteet. Tällaisia ovat asiakirjojen julkisuus ja salassapito, arkistointi, henkilötietojen suoja ja tietojen käyttörajoitukset sekä tietoturvallisuus.

Säännökset hyvästä tiedonhallintatavasta sisältyvät viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:ään. Lain mukaan viranomaisen tulee suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa samoin kuin ylläpitämänsä tietojärjestelmät ja tietojenkäsittelyt niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa ja että asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedot arkistoidaan tai hävitetään asianmukaisesti ja että asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen suoja, eheys ja laatu turvataan asianmukaisin menettelytavoin ja tietoturvallisuusjärjestelyin ottaen huomioon tietojen merkitys ja käyttötarkoitus (18 § 1 mom. 4 kohta).

Asiakirjojen ja tietojärjestelmien hyvä julkisuus- ja salassapitorakenne on osa hyvää tiedonhallintatapaa. Viranomaisen tulee suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa samoin kuin käyttämänsä tietojärjestelmät niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa ja että salassa pidettävät tiedot suojataan ja hävitetään asianmukaisesti. Tämä velvoite samoin kuin muutkin hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi tarpeelliset toimenpiteet voivat vaatia muutoksia myös tietojärjestelmiin.

Tietojärjestelmien muutostöiden suorittamiselle varatusta siirtymäajasta säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 38 §:ssä. Sen mukaan ennen lain voimaantuloa käyttöönotetut tietojärjestelmät on suojattava ja niissä olevien tietojen suojaa, eheyttä ja laatua turvaavat toimenpiteet toteutettava lain mukaisina kolmen vuoden kuluessa lain voimaantulosta.

Kolmen vuoden siirtymäaika on osoittautunut liian lyhyeksi. Muutostöiden suunnittelu ja toteuttaminen edellyttää, että viranomaiset ovat ennättäneet kartoittaa ja arvioida tietoaineistonsa sekä arvioida tietoturvallisuuteen liittyvät riskit ja toimenpiteet niiden vähentämiseksi. Tässä arvioinnissa etenkin valtionhallinnossa tulisi myös olla käytettävissä tietoturvallisuutta ohjaavat alemmanasteiset säännökset ja ohjeet, joita valmistellaan valtiovarainministeriössä.

Viranomaisten tietojärjestelmiin joudutaan säännönmukaisesti tekemään merkittävimpiä muutoksia noin viiden vuoden välein. Jos julkisuuslainsäädännöstä johtuvia muutoksia ei voida ajoittaa tietojärjestelmien normaalien muutostöiden yhteyteen, muutoksista aiheutuu valtiovarainministeriön arvioiden mukaan kymmenien miljoonien markkojen lisäkustannukset hallinnolle. Kysymys ei kuitenkaan ole vain kustannuksista, vaan myös siitä, että hyvän tiedonhallintatavan edellyttämät selvitys-, suunnittelu- ja toteutustehtävät on pääosin tehtävä viranomaisten omin henkilöresurssein ja henkilöstön muiden tehtävien ohessa.

Tietojärjestelmien muutostöiden ajoittamisella viiden vuoden ajalle voimassa olevassa laissa säädetyn kolmen vuoden sijasta voidaan saavuttaa merkittäviä taloudellisia säästöjä hallinnon tietohallinnon kustannuksissa. Muutoksella ei sen sijaan ole vaikutusta julkisuusperiaatteen mukaiseen tiedonsaantioikeuden laajuuteen.

Esitys on valmisteltu virkatyönä oikeusministeriössä.

38 §. Siirtymäsäännös. Pykälää ehdotetaan muutettavaksi siten, että aika saattaa tietojärjestelmät lain edellyttämään kuntoon pidennettäisiin kolmesta vuodesta viiteen vuoteen lain yleisestä voimaantulosta. Kuntoon saattaminen tulisi siten olla suoritettuna viimeistään 30 päivänä marraskuuta 2004. 2. Voimaantulo

Laki ehdotetaan tulemaan voimaan heti, kun se on hyväksytty ja vahvistettu.

Edellä esitetyn perusteella annetaan Eduskunnan hyväksyttäväksi seuraava lakiehdotus: